Cómo aprovechar mejor la capacitación externa.

por Francisco Javier Calleja Bernal
profesor de planta del departamento de contabilidad del ITESM Campus Ciudad de México
fcalleja@campus.ccm.itesm.mx

Todas las empresas en nuestro país enfrentan la necesidad y la obligación de capacitar a sus empleados. Los enfoques con los que se lleva a cabo dicha actividad son muy diferentes.

Algunas empresas prefieren tener su propio equipo de capacitación e incluso hay casos en los que dentro de la organización se constituye una verdadera universidad que se hace cargo de todo tipo de cursos a cualquier nivel. Quienes manejan esta opción lo hacen argumentando que aunque el capacitador externo sea excelente, en realidad no conoce los detalles internos y particulares de su funcionamiento, lo cual implica que no se capacita al empleado en lo que realmente se requiere.

Por otra parte, un sector muy amplio organizaciones recurre a las grandes instituciones educativas para que éstas resuelvan el problema y pide un programa a la medida de los requerimientos de la empresa. La cuestión comienza con una detección de necesidades, con entrevistas a los encargados de los departamentos respectivos, la presentación de una propuesta de capacitación, su discusión, aprobación y puesta en práctica.

Si su empresa está en este proceso le será interesante revisar algunos aspectos que le ayudarán a aprovechar mejor la capacitación externa.

1. En el momento en que la institución educativa haga la detección de necesidades es crucial que se le permita el acceso a todos los interesados (posibles alumnos, jefes, etc.) y que se haga un panorama completo y realista del nivel que tienen los empleados. Un ejemplo ilustrará: Se requiere un curso para todo el personal en una temática específica, en vista de lo anterior, es importante precisar de cuantos empleados se trata y que nivel de preparación tienen esos empleados. No es lo mismo un curso para quien ya estudió la materia en su licenciatura y simplemente necesita recordar términos y aprender a aplicarlos en su trabajo actual, que para un neófito que nunca ha estudiado la cuestión y cuya formación es de otro tipo. Hay que ser claros para que la universidad y el instructor sepan a que atenerse. De preferencia no mezcle expertos con neófitos.
2. Mientras más se comunique el instructor con el personal directivo será mejor, ya que conocerá de primera mano las ideas y expectativas que se tienen sobre el curso. Que Recursos Humanos sea un enlace, no una barrera entre el instructor y los interesados en que el curso se lleve a cabo. Si fuera posible darle ejemplos, datos concretos y reales de la empresa sería excelente. Un instructor externo tiene un bagaje didáctico que combinado con una buena información interna puede hacer un curso extraordinario para su personal.
3. No hay que pedir imposibles, más de acuerdo a los sueños del jefe que a los posibilidades reales de los empleados. Continuando con el ejemplo, el director del departamento sueña con que todos en la empresa sepan tanto del tema como él, entonces sugiere un curso que en 32 horas abarque los temas equivalentes a cuatro cursos universitarios. Esto sería posible como un repaso para los expertos, pero es indigesto y probablemente imposible de lograr para el resto del personal.
4. No permita que el programa que ha sido preparado como un esfuerzo conjunto de la empresa y la universidad sea cambiado en el último momento por consideraciones ajenas a la capacitación. Es decir, que después de una cuidadosa planeación quien va a dar el visto bueno final decide que no sean 32 horas sino 24, que no sea una sesión a la semana sino tres, que en vez de treinta alumnos asistan cuarenta o, lo peor de todo, que hacen falta temas y los agrega sin consultar a nadie.
5. Una vez que el programa está iniciándose no ahorre a costa de los apoyos. A veces sucede que como la capacitación es costosa, se buscan ahorros a través del servicio de cafetería o de los alimentos que se consumirán. Normalmente esto sólo logra que el personal esté a disgusto y que atribuya sus sufrimientos a la capacitación, cuando en realidad los debe a otras cuestiones.
6. Establezca normas claras respecto al tiempo que cada quien habrá de ceder para la capacitación. La mayoría de las empresas optan por ceder una parte de su tiempo y pedir que el empleado ceda parte de su tiempo de descanso. Si esto es claro y se respeta, la capacitación es vista como un elemento de superación y resulta agradable para todos.
7. Prefiera cursos de una sesión o, cuando mucho, dos a la semana y de un máximo de cuatro horas cada una. Un empleado adulto puede sobrevivir a horarios más intensos, pero el mejor aprovechamiento se logra con sesiones de cuatro horas (pensemos en que viene de una jornada de trabajo previa) y con el tiempo suficiente para que la información recibida entre sesión y sesión se asimile provechosamente.
8. Deje usted que su empleado se capacite y no pretenda que también desempeñe sus labores habituales en el mismo horario. No hay nada más incómodo que un curso interrumpido por llamadas de celular a los participantes, las cuales son enviadas por un jefe que no recuerda donde se encuentra su subalterno o que está desesperado porque éste abandone el curso y se reintegre a resolver los problemas que están pendientes.
9. Participe como un alumno más, olvídese de su jerarquía y aporte ideas. Una de las mejores actitudes que he visto en un jefe ha sido la de un director de área de una empresa que se integró a un curso con el resto del personal, y que planteó problemas de la empresa, con información real, la cual permitió al instructor aterrizar conceptos teóricos en soluciones aplicables al trabajo diario de cada empleado.
10. Pida retroalimentación al instructor sobre el desempeño de su personal, no se conforme con ver las calificaciones. Cuando un adulto regresa al aula puede tener problemas diversos y la mirada del instructor es fresca y puede observar detalles que no se captan en el día a día de la operación de la empresa.
11. Trate de que el curso mejore en cada nueva ocasión que se imparta. La institución educativa y los instructores estarán felices de ser retroalimentados y muy probablemente puedan hacer modificaciones derivadas de las observaciones de los participantes, siéntese a platicar al respecto.

El asistir como instructor a diversas empresas permite tener una mejor visión de los problemas genéricos de la capacitación. Probablemente no hay empresas perfectas, pero si es verdad que el observar los aciertos en diferentes organizaciones posibilita el formar un panorama de lo que sería la actitud ideal para aprovechar mejor la capacitación externa.

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